Как избежать ошибок в общении при помощи коммуникативных технологий?

Часто для делового общения приходится использовать коммуникативные технологии. С одной стороны, у вас есть очень много возможностей общаться с коллегами в другом офисе или даже стране. Но с другой стороны, вы можете наделать кучу ошибок в общении...

Ошибка №1: электронная почта
Электронная почта предоставляет ограниченные средства для передачи сообщений, потому что не включает в себя два самых важных элемента общения – тон голоса и язык тела. Без них ваша информация может быть неправильно истолкована – саркастическая шутка может быть воспринята, как гневная нападка, раздражение будет проигнорировано, а намек, например, на срочность выполнения заказа, – просто не будет замечен. Чтобы избежать ошибки в общении с помощью связи по Email, необходимо использовать простой, лаконичный язык и буквальные формулировки.

Ошибка №2: не отслеживается получение своего письма
Иногда мы слишком уж полагаемся на электронную почту. Но иногда ваше письмо может попасть в спам или в папку нежелательной почты, после чего оно автоматически удалится. Поэтому, если вы отправили важное письмо и не получили ответа, позвоните по телефону и убедитесь, было ли оно получено.

Ошибка №3: неполное прочтение своей почты
Если вам отсылают письмо с подробной информацией, обучением или с ответами на конкретные вопросы, то при этом рассчитывают на то, что письмо будет прочитано полностью. Но зачастую мы не читаем письма до конца, а спустя какое-то время начинаем задавать вопросы, ответы на которые нам уже были даны. Поэтому необходимо взять за привычку прочитывать электронное сообщение от начала и до конца.

Ошибка №4: телефонная связь
Как и в электронной связи, здесь существенным недостатком становится невозможность подкрепить сообщение языком тела (правда, здесь хотя бы присутствуют интонации голоса и темп речи, а это тоже важные невербальные сигналы). Недостаток разговора по телефону еще и в том, что он происходит в реальном времени, что исключает возможность редактирования и тонкой «настройки» сообщений, как это можно сделать в электронной или письменной корреспонденции. Одно необдуманное слово может свести на нет все ваши усилия. Поэтому нельзя начинать общение по телефону, основательно к нему не подготовившись.

Ошибка № 5: ответный вызов еще до прослушивания голосового сообщения
Чаще всего ваш несостоявшийся собеседник оставляет нам голосовое сообщение, в котором кратко описывает суть вопроса, который он хотел с нами обсудить. Мы же, когда видим непринятый звонок, сразу набираем номер звонившего. И ему приходится тратить свое время и терпение на повторное объяснение. Это непрофессиональное поведение. Возьмите себе за привычку сначала проверить, есть ли голосовое сообщение, прослушать его, принять информацию к сведению и только потом перезванивать для конструктивного разговора.

Ошибка №6: принятие звонка в неподходящее время
Если вы находитесь на встрече или на совещании, возьмите за правило переводить телефон в режим вибрации. Будет совершенно неуместно, если вы ответите на звонок прямо во время делового разговора, а вашему собеседнику придется сидеть и ждать, пока вы закончите. Будет ошибкой также, если вы поднимите трубку только для того, чтобы сообщить, что не можете сейчас говорить. Собеседника вы все равно с мысли собьете, да и тот, кто звонил, наверняка подумает: «А зачем тогда вообще отвечала?» Ну, а уж если вы находитесь на совещании или конференции и вам поступил очень важный звонок – сначала выйдите из этого помещения, и только потом примите звонок.