Как написать деловое письмо

Деловая переписка имеет важное значение при ведении бизнеса. Существует ряд правил, согласно которым следует оформлять деловые письма. Если эти правила не соблюдать, то можно навредить своей репутации и своему делу.

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела.

Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами. Следует помнить о некоторых особенностях оформления деловых писем.

Так, в обращениях к адресатам не принято употреблять сокращения «г-н» или «г-жа», а также инициалы имени и отчества. Нужно либо употребить имя и отчество полностью, либо обратиться «Уважаемый господин Иванов!», если полное имя и отчество адресата неизвестны.

Тест письма обычно содержит вступление, основную часть и заключение. Во вступлении следует кратко изложить основную цель письма, а затем уже в основной части суть письма излагается более подробно. В заключительной части письма подводятся итого, дается краткое резюме содержания.

Обычно заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)».