Как эффективно проверять почту

Вы замечаете, что деловая переписка занимает уйму времени, а на другие важные дела у вас не хватает эмоциональных сил? С этим стоит сейчас же разобраться!

Специалист по тайм-менеджменту Джулия Моргенстерн написала на эту тему целый учебник под названием «Никогда не читайте электронную почту утром!». Тренер советует не открывать в начале рабочего дня свой Inbox, дабы не погрузиться в переписку с головой, позабыв об остальных делах. А посему, по мнению эксперта, эффективнее проверять почту как можно позже. Выделять на это занятие целый час ближе к концу рабочего дня.

Что же делать, когда ваша деловая переписка ведется целый день и это для вас крайне важный способ коммуникации?

Начинайте ваш рабочий день с сортировки входящих сообщений. Разложите их по трем папкам: «Ответить немедленно», «Ответить в течение дня» и «Ответить в свободное время».

В папку «Ответь немедленно» перемещайте не больше семи писем, на которые вы действительно можетеь ответить безотлагательно и кратко: «Да», «Нет», «Договорились» и т. п. Когда распределите остальные послания, тут же ответьте на эти.

Папка «Ответить в течение дня» будет содержать письма, которые вы должны рассмотреть детальнее и подготовиться к ответу на них (собрать информацию, утвердить детали и т. д.).

Наполните папку «Ответить в свободное время» письмами на отвлеченные темы, которые не касаются вашей работы, но важны для налаживания и поддержания связей – и отвечайте на эти письма в конце рабочего дня, как советует Джулия Моргенстерн. Либо, если вы читаете почту дома, уже перед сном.

Также специалисты советуют уделять почте 10-15 минут утром, 15-20 минут проверять сообщения в обеденное время, и в конце рабочего дня уделить корреспонденции от получаса до сорока минут.