Телефонный этикет: несколько основ

Менеджерам по работе с клиентами очень важно правильно и умело вести телефонный разговор. Вас собеседник не может увидеть, поэтому ваш голос должен очень убедительно звучать. Если нет, тогда трубку положат еще до знакомства с вами.

Когда звонит телефон и вы поднимаете трубку, то ваш голос может звучать для собеседника или же профессионально, или же лично. Или же как у заспанной курицы, если это ваш первый звонок. И не всегда вам приходит в голову, что ваш голос - это первое впечатление о компании.

Чтобы настроиться на нужный лад и научиться правильно отвечать на телефонные звонки, запомните эти несколько простых советов.

В начале рабочего дня, пока вы еще ни с кем не говорили, приведите голос в боевую готовность. Если нужно, откашляйтесь или спойте. Также можно почитать что-то вслух.

Всегда очень быстро отвечайте на звонки. Трубку нужно снимать после третьего звонка, можно и раньше, но только не позже.

Прежде чем ответить на звонок, улыбнитесь. Ваша улыбка будет слышна, и у людей, которые говорят с вами, поднимется настроение.

Всецело сфокусируйтесь на звонке. Не отвлекайтесь на проверку почты.

Если это не общая линия, а ваш прямой номер, необходимо представиться.

Всегда используйте профессиональный язык, а вот уменьшительных суффиксов нужно избегать.

Если вас просят что-то передать отсутствующему на данный момент коллеге, запишите всю информацию, а затем перечитайте, чтобы избежать возможных ошибок.

Во время разговора по телефону говорите нормальным голосом. Кричать или шептать не нужно.

Помните, что телефонный разговор - это та же деловая встреча только в миниатюре. У вас есть вопрос или проблема, которую надо решить, и составить план действий.

После окончания разговора не забудьте попрощаться.

Основное правило - оставайтесь дружелюбной и доброжелательной, но при этом деловой и профессиональной.